Anleitung
So funktioniert notenblatt.ch
notenblatt.ch besteht aus vier Bereichen. Diese Anleitung erklärt jeden Bereich für sich, Schritt für Schritt und mit Screenshots aus der App.
Grundlagen · Gilt für alle Bereiche
Die Kommission per E-Mail zusammenstellen
Bevor es in die Bereiche geht: Neue Mitglieder sind in wenigen Sekunden eingeladen, ganz ohne Passwort-Verwaltung.
Einladen per E-Mail-Adresse
Als Admin trägst du unter «Mitglieder» die E-Mail-Adresse und die Rolle des neuen Mitglieds ein und bestätigst mit «Hinzufügen». Das Mitglied erhält daraufhin einen Einladungslink. Ist die Person bereits bei einem anderen Verein auf notenblatt.ch registriert, hat sie nach dem Hinzufügen sofort Zugriff, ganz ohne zusätzlichen Anmeldeschritt. Über die Rolle steuert ihr, welche Bereiche und Funktionen eine Person sieht.
Bereich 1
Stücke & Bewertung
Der wichtigste Bereich: Vom ersten Stückvorschlag über die Bewertung durch die Musikkommission bis zum fertigen, exportierten Programm.
1.1 · Stücke erfassen
Vorschläge landen an einem Ort
Ob aus der Musikkommission selbst oder aus dem ganzen Verein: Jeder Stückvorschlag kommt in dieselbe Notenbibliothek.
Normal erfassen
Als Musikkommissions-Mitglied erfasst du ein neues Stück direkt über «Neues Stück». Titel ist Pflicht, alles andere ergänzt ihr nach und nach: Komponist und Arrangeur, Dauer, Genre, Schwierigkeit, ein Link zum Verlag oder Notenshop sowie eine kurze Bemerkung. Gleich beim Erfassen legst du auch fest, für welche Eventarten das Stück in Frage kommt, zum Beispiel Adventskonzert oder Jahreskonzert.
Vorschläge aus dem ganzen Verein sammeln
Damit auch Ideen aus der WhatsApp-Gruppe des Vereins nicht verloren gehen, generiert ihr in den Vereinseinstellungen einen öffentlichen Vorschlags-Link. Wer den Link öffnet, braucht kein Konto und kann direkt ein Stück vorschlagen. Die Vorschläge erscheinen automatisch mit dem Status «Neu» in eurer Notenbibliothek, bewerten und entscheiden bleibt weiterhin Sache der Musikkommission.
1.2 · Stücke bewerten
Jeder bewertet für sich, alle sehen das Resultat
Die Hauptübersicht zeigt dir sofort, was noch auf deine Bewertung wartet. In der Detailansicht siehst du dann, wie die ganze Kommission entschieden hat.
Offene Bewertungen auf einen Blick
Die Kachel «Offene Bewertungen» in der Notenbibliothek zeigt dir, wie viele Stücke du selbst noch nicht bewertet hast . Ein Klick darauf filtert die Liste direkt auf diese Stücke. Bewertet wird gleich in der Zeile mit den Buttons A, B oder C , ganz ohne die Detailansicht öffnen zu müssen.
Alle Bewertungen im Überblick
In der Detailansicht eines Stücks siehst du unter «Meine Bewertung» deine eigene Wahl und unter «Alle Bewertungen» jede Stimme der Kommissionsmitglieder mit Namen. Der Gesamtscore rechnet nur mit abgegebenen Stimmen: A zählt 100 %, B 50 % und C 0 %. Bewerten zwei von fünf Mitgliedern mit A, steht das Stück bei 100 % und nicht bei 40 %. Wer wann was geändert hat, bleibt in der Änderungshistorie nachvollziehbar.
1.3 · Events und Eventarten
Eine Vorschlagsliste für jeden Anlass
Eventarten und Events legt ihr passend zu eurem Verein selbst an. So entsteht mit der Zeit eine grosse, sortierte Datenbank an Stücken.
Eventarten und Events pflegen
In den Einstellungen unter «Events» definiert ihr zuerst Eventarten: Kategorien wie Adventskonzert, Jahreskonzert, Unterhaltungskonzert oder Wettspiel. Jedes Stück wird dann einer oder mehreren Eventarten zugeordnet. Darunter legt ihr Events an, also konkrete Anlässe wie «Jahreskonzert 27» innerhalb einer Eventart. Archivierte Events verschwinden aus den Filtern, bleiben aber beim Stück sichtbar.
Von der Vorschlagsliste zum definitiven Programm
Passt ein Stück gut zu einem Anlass, ordnet ihr es in der Detailansicht unter «Wird gespielt an» dem konkreten Event zu. Damit wechselt der Status automatisch auf «Wird gespielt», und für die ganze Kommission ist klar, was definitiv im Programm steht.
Ein Event zusammenstellen
Filtert ihr die Notenbibliothek nach Eventart oder Event, zeigt euch die Kachel «Gesamtspielzeit» sofort, wie lange das Programm mit den aktuell gefilterten Stücken dauern würde . So stellt ihr das Programm zusammen, ohne die Spielzeit von Hand zusammenzuzählen.
1.4 · Export
Die gefilterte Liste direkt weitergeben
Ob als definitives Programm für die Mitglieder oder als Bestellliste für Noten: Der Export übernimmt genau die Filter und die Sortierung, die ihr aktuell eingestellt habt.
Spalten wählen, als PDF oder CSV exportieren
Über «Export» wählt ihr aus, welche Spalten in der Exportdatei erscheinen sollen, von Titel und Komponist bis zu Score, Stimmen oder Link. Anschliessend exportiert ihr wahlweise als PDF, zum Beispiel für das gedruckte Konzertprogramm, oder als CSV für die Weiterverarbeitung in Excel.
Bereich 2
Sitzungen
Traktanden vorbereiten, das Protokoll direkt an der Sitzung führen und beides als PDF weitergeben. Für Musikkommission und Vorstand.
2.1 · Sitzung und Traktanden
Die Sitzung vorbereiten
Eine Sitzung besteht aus den Angaben zum Anlass und einer geordneten Traktandenliste. Beides erfasst ihr im Voraus.
Sitzung anlegen
Über «Neue Sitzung» erfasst du Titel, Gremium, Datum, Zeit und Ort, zum Beispiel «Q3 Sitzung» des Vorstands im Probelokal. Die Sitzung erscheint danach in der Übersicht, und zu jeder Sitzung gehört eine Anwesenheitsliste, die du direkt in der Sitzung nachführst.
Traktanden erfassen
Mit «+ Traktandum» ergänzt du die Liste. Pro Traktandum gibt es einen Titel, optional eine kurze Beschreibung, die geplante Dauer in Minuten und die Person, die es einbringt. Die Reihenfolge änderst du per Drag-and-drop, und aus den einzelnen Dauern rechnet notenblatt.ch die Gesamtdauer der Sitzung.
2.2 · Protokoll führen
Protokollieren, während diskutiert wird
Das Protokoll entsteht direkt an der Sitzung, Traktandum für Traktandum. Kein separates Dokument, keine Nachbearbeitung.
Beschlüsse zum richtigen Traktandum
Unter jedem Traktandum gibt es ein Feld «Protokoll». Die protokollführende Person schreibt dort mit, was besprochen und entschieden wurde. Weil der Text am Traktandum hängt, bleibt die Struktur der Sitzung im Protokoll erhalten, und beim späteren Nachlesen ist sofort klar, wozu ein Beschluss gehört.
Anwesenheit festhalten
Oben in der Sitzung erfasst ihr unter «Anwesenheit», wer dabei ist. Die Angabe erscheint später automatisch im exportierten Protokoll.
2.3 · PDF-Export
Traktandenliste und Protokoll als PDF
Zwei Exporte, ein Klick: die Einladung vor der Sitzung und das Protokoll danach.
Vor der Sitzung: Traktandenliste
Mit «Traktandenliste» erzeugt ihr ein PDF mit allen Traktanden, Dauern und Zuständigkeiten. Das ist die Einladung, die ihr an Vorstand oder Musikkommission verschickt.
Nach der Sitzung: Protokoll
«Protokoll» erzeugt das fertige Sitzungsprotokoll als PDF, mit Angaben zur Sitzung, der Anwesenheit und den Protokolltexten zu jedem Traktandum. Damit ist die Nachbearbeitung erledigt und das Protokoll ist sofort versandfertig.
Bereich 3
Inventar
Instrumente, Notenmaterial und alles andere, was dem Verein gehört, mit selbst definierten Angaben und Zuordnung zu Personen.
3.1 · Inventararten und Objekte
Jeder Verein richtet es so ein, wie er es braucht
Weil jeder Verein anderes Material verwaltet, legt ihr selbst fest, was inventarisiert wird und mit welchen Angaben.
Inventararten mit eigenen Attributen
Unter Einstellungen → Inventar legt ihr Inventararten an, zum Beispiel «Instrument» oder «Notenmaterial». Objektname, Personenzuordnung und Kommentare sind bei jeder Art automatisch vorhanden. Zusätzlich definiert ihr pro Art eigene Attribute, etwa Seriennummer und Standort bei Instrumenten, ganz nach den Bedürfnissen eures Vereins.
Objekte erfassen und Personen zuordnen
Danach erfasst ihr die einzelnen Objekte zur jeweiligen Inventarart und ordnet sie einer Person zu. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer welches Vereinsinstrument hat, was im Vereinslokal liegt und was gerade ausgeliehen ist.
Bereich 4
Checklisten
Wiederkehrende Events wie Jahreskonzert, Vereinsreise oder Musikfest Schritt für Schritt planen: eine Checkliste pro Event-Art, die ihr vor jeder Durchführung zurücksetzt statt neu zu schreiben.
4.1 · Checkliste aufbauen
Eine Checkliste pro wiederkehrendem Event
Ihr legt die Checkliste einmal an, zusammen mit dem Datum des nächsten Events. Danach füllt ihr sie mit den Aufgaben, die bei diesem Anlass jedes Mal anfallen.
Checkliste anlegen
Unter «Checklisten» erstellst du mit «Neue Checkliste» eine Liste pro Event-Art, zum Beispiel «Jahreskonzert». Dazu gehört das Datum des nächsten Events, auf das sich die ganze Liste bezieht.
Haupt- und Unteraufgaben
Mit «Neue Aufgabe» ergänzt du eine Hauptaufgabe, zum Beispiel «Getränke bestellen», und ordnest sie einer Kategorie zu, etwa «Festwirtschaft» oder «Marketing». Braucht eine Aufgabe mehrere Schritte, hängst du mit «Unteraufgabe hinzufügen» so viele Unteraufgaben an, wie du brauchst. Die Reihenfolge änderst du per Drag-and-drop.
Fristen als Tage vor dem Event
Eine Frist wird nicht als festes Datum gespeichert, sondern als Anzahl Tage vor dem Event, zum Beispiel «56 Tage vorher». notenblatt.ch rechnet daraus das Datum und zeigt an, in wie vielen Tagen die Aufgabe fällig ist. Verschiebt sich das Event, verschieben sich alle Fristen automatisch mit.
Verantwortliche zuweisen
Jede Aufgabe bekommt eine verantwortliche Person: ein Vereinsmitglied oder eine externe Person, die kein Konto hat. Unteraufgaben erben Frist und Verantwortliche von der Hauptaufgabe. Wo das nicht passt, übersteuerst du beides direkt an der Unteraufgabe, wie unten bei «Anlieferung koordinieren».
4.2 · Aufgaben abarbeiten
Jedes Mitglied sieht, was es zu tun hat
Auf der Übersicht stehen alle Checklisten mit ihrem Fortschritt, darunter «Meine Aufgaben»: alles, was der angemeldeten Person zugewiesen und noch offen ist.
Drei Status pro Aufgabe
Eine Aufgabe ist «offen», «erledigt» oder «entfällt dieses Mal». Der dritte Status ist für Punkte gedacht, die zur Checkliste gehören, bei dieser Durchführung aber nicht anfallen: Sie verschwinden nicht aus der Liste, zählen aber auch nicht als Pendenz.
Meine Aufgaben
Unter «Meine Aufgaben» sieht jedes Mitglied auf der Übersicht seine offenen Aufgaben aus allen Checklisten, mit Checkliste, Kategorie und Frist. Damit muss niemand die ganze Liste durchsuchen, um seine eigenen Pendenzen zu finden.
4.3 · Nächstes Event und PDF
Nach dem Event ist vor dem Event
Ist ein Anlass vorbei, setzt ihr dieselbe Checkliste für die nächste Durchführung zurück. Die Arbeit, die ihr einmal in die Liste gesteckt habt, bleibt euch erhalten.
Mit «Nächstes Event» zurücksetzen
Ein Klick auf «Nächstes Event» archiviert den aktuellen Stand als Momentaufnahme, fragt nach dem Datum des nächsten Anlasses und setzt alle Aufgaben zurück auf «offen». Aufgaben, Unteraufgaben, Kategorien, Fristen und Verantwortliche bleiben erhalten: Ihr fangt nicht bei null an, sondern dort, wo ihr letztes Jahr aufgehört habt. Weil die Fristen relativ zum Event gespeichert sind, stimmen sie mit dem neuen Datum sofort wieder.
Archiv früherer Durchführungen
Unter «Archiv» seht ihr die abgeschlossenen Durchführungen mit dem Stand, den die Checkliste am Ende hatte. So ist nachvollziehbar, was beim letzten Jahreskonzert wie gelaufen ist und wer wofür zuständig war.
Als PDF weitergeben
Mit «PDF» exportiert ihr die Checkliste als übersichtliche Datei, samt Fristen, Verantwortlichen und Status. Das ist die Vorlage für die OK-Sitzung oder für alle, die lieber etwas auf Papier abhaken.
In zehn Minuten ist eure MuKo startklar
Verein anlegen, Kommission einladen, Vorschlagsformular in die WhatsApp-Gruppe stellen.
7 Tage gratis · Keine Kreditkarte · Jederzeit kündbar